|
|
|
|
|
|
Dlaczego AS
Witold Bilicki
Dziękuję za zainteresowanie Programem do Administrowania zasobami i rozliczania Sprzedaży - AS. Jednocześnie zachęcam Państwa do zakupu tego programu i powiększenia wielotysięcznego grona Użytkowników naszych programów
AS w wersji 1.0 wszedł na rynek oprogramowania w 1999 roku jako dziewiętnasta aplikacja opracowana w firmie INWESTPROJEKT-SŁUPSK w okresie ostatnich siedemnastu lat. Jego poprzednikami są programy przeznaczone do wspomagania zarządzania przedsiębiorstw, wśród nich program Finansowo Księgowy, z którym AS współpracuje oraz programy wspomagające procesy inwestycyjne w budownictwie, z aktualnym ich liderem - programem kosztorysowanie FORTE.
AS przeznaczony jest dla wszystkich podmiotów zajmujących się zarządzaniem i administrowaniem zasobami mieszkaniowymi, w szczególności dla Spółdzielni Mieszkaniowych, Towarzystw Budownictwa Społecznego, Przedsiębiorstw Gospodarki Mieszkaniowej, Zarządców nieruchomości (wspólnot) itp. Od słów Administrowanie i Sprzedaż wziął się skrót programu - AS.
AS to kompleksowy, nowoczesny program o bogatym zestawie funkcji i elastycznej komunikacji. Centralne miejsce zajmuje w nim Kartoteka zasobów, której dane są funkcją czasu - wyświetlane ich wartości zależą od podanego miesiąca i roku. Co może być zasobem w AS? Typowymi zasobami są lokale mieszkalne, użytkowe i garaże. Zasobami mogą być również grunty, działki - może być np. ściana budynku udostępniana firmom - płatnikom w celu umieszczania reklam. Nie kończy to listy potencjalnych zasobów, które mogą znaleźć się w kartotece. Dzięki dwóm pojęciom charakterystycznym dla programu AS, omówionym poniżej, zasobem może być dowolny obiekt.
 |
||
| Okno 1. Drzewo zasobów. | ||
Kartoteka zasobów uporządkowana jest hierarchicznie. Obrazem tego uporządkowania jest drzewo ułatwiające dostęp do poziomów zasobów. Najwyższym poziomem jest poziom wszystkich zasobów, niższymi - poziom osiedli, budynków i lokali. Nazwy poziomów zależą od rodzaju zasobów.
Poszczególnym poziomom, w szczególności lokalom, przyporządkowane są dwa pojęcia, o których wspomniałem wyżej. Pierwsze z nich to właściwości. Co to są właściwości? To cechy zasobów - np. lokali takie, jak rodzaj mieszkania, rodzaj własności, powierzchnia lokalu, norma zużycia ZW, norma zużycia CW, ilość osób, kondygnacja itp. Cechą charakterystyczną programu AS jest to, że użytkownik sam, na etapie wdrażania i również później, decyduje jakich właściwości będzie używał i jakim zasobom jej przypisze.
Drugie ze wspomnianych pojęć to składniki. Oczywiście chodzi tu o składniki opłat czynszowych. Podobnie jak w przypadku właściwości, tak i w przypadku składników, użytkownik sam je definiuje - tzn. określa ich nazwy, formuły (wzory) wyliczania ich wartości, stawki i VAT. Dzięki elastyczności składników i właściwości zasobem może być dowolny obiekt.
Zarówno właściwości jak i składniki mogą być różnicowane między osiedlami, budynkami, a nawet lokalami. Cecha ta wykorzystywana jest najczęściej do różnicowania stawek - np. między budynkami.
W Kartotece zasobów lokalom (zasobom) przypisuje się płatników. Kto to jest płatnik? Aby odpowiedzieć na to pytanie muszę wcześniej wyjaśnić, kto to jest kontrahent. Więc jest to osoba fizyczna bądź podmiot gospodarczy posiadający jakikolwiek stosunek prawny z podmiotem administrującym - np. ze spółdzielnią mieszkaniową. Płatnik jest to kontrahent przypisany do lokalu. Każdy płatnik jest kontrahentem. Jeden kontrahent może być płatnikiem kilku zasobów - np. dwóch lokali mieszkalnych, lokalu mieszkalnego, użytkowego i garażu itp. Ze względu na konieczność gromadzenia danych o kontrahentach - np. o ich adresach, które mogą różnić się od adresów przypisanych im lokali, w programie AS istnieje Kartoteka kontrahentów. W lokalach pamiętani są aktualni ich płatnicy jak i poprzedni. Inaczej mówiąc, program AS pamięta historię płatników w lokalach. Dzięki temu bez trudu można uzyskać rozliczenie aktualnych płatników - tzw. aktywnych, jak i nie aktywnych. Dla potrzeb wspólnot mieszkaniowych wprowadzono pojęcie płatnika grupowego. Płatnicy grupowi nie są przypisani do żadnych lokali. Przypisuje się im płatników lokali, które nie są odrębną własnością. Wymiary płatników grupowych są sumą wymiarów przypisanych im płatników. Płatników grupowych można również wykorzystywać do łącznego rozliczania kontrahentów, którzy są płatnikami kilku zasobów.
W Kartotece zasobów lokale (zasoby) i ich płatników można w różny sposób zaznaczać – ręcznie i automatycznie – np. wszystkie lokale danego osiedla lub budynku. AS wyposażony jest również w funkcje filtrowania. Dowolnie złożone filtry definiuje użytkownik. Raz zdefiniowany filtr można wielokrotnie wykorzystywać podczas zaznaczania. Wykorzystywanie filtru pozwala np. zaznaczyć wszystkie lokale z danego budynku, których powierzchnia jest większa niż 50 m2 i norma zużycia ciepła mniejsza niż 2,4 GJ. Wszystkie wydruki, które dostępne są w programie AS wykonuje się dla wszystkich lub zaznaczonych płatników i lokali. Również liczne operacje – np. naliczanie wymiarów, przeksięgowania, automatyczne zmiany właściwości, stawek, formuł wyliczania wartości składników, tworzenie faktur itd. – można wykonywać dla wszystkich lub zaznaczonych płatników i lokali. Stąd nieograniczone wręcz możliwości zaznaczania dają nieograniczone możliwości zestawień – szczególnie w połączeniu z modułem samodzielnego definiowania wydruków, oraz nieograniczone możliwości zawężania operacji.
Zmiany właściwości (ilości osób, norm zużycia itp.), stawek i formuł wyliczania wartości składników oraz innych danych wprowadzane są z datami ich obowiązywania. Takie rozwiązanie umożliwia analizę historii zmian, pozwala wprowadzać zmiany, które mają obowiązywać w przyszłości oraz uniezależnia wprowadzanie zmian od naliczeń wymiarów.
Jednym z najczęściej otwieranych okien AS jest okno rozliczenia płatnika. W oknie tym, jak i we wszystkich innych miejscach programu, płatnika można wybrać po jego identyfikatorze, identyfikatorze lokalu, nazwisku lub adresie. W wybieraniu pomaga tzw. szukanie nadążne. Gdy płatnik jest wybrany, we wspomnianym oknie wyświetla się jego rozliczenie. Można je oglądać w układzie miesięcznym – zdarzenia są uporządkowane wg miesiąca i roku księgowania lub w układzie chronologicznym – wg dat zdarzeń (dat wpłat, terminów płatności). Dzięki elastycznej komunikacji programu, w tym i w innych oknach, użytkownik decyduje o tym, jakie kolumny z danymi i w jakiej kolejności mają się wyświetlać. Może bez trudu zwiększyć szczegółowość oglądanych informacji – np. dla danego naliczenia wymiaru czy wpłaty wyświetlić składniki z wartościami.
 |
||
| Okno 2. Rozliczenie płatnika w układzie miesięcznym. |
||
 |
||
| Okno 3. Rozliczenie płatnika w układzie chronologicznym dla pokazania odsetek. |
||
Układ miesięczny rozliczenia pokazuje dane z konta czynszów, a układ chronologiczny obrazuje naliczone odsetki i jest powiązany z kontem odsetek czynszowych. Konto odsetek czynszowych może być traktowane przez program jako konto pozabilansowe. Pozwala to nie zwiększać sprzedaży z tytułu naliczonych odsetek, a do sprzedaży dodawać jedynie odsetki zapłacone. Konta występujące w programie mogą posiadać swoją analitykę poprzez wykorzystanie tzw. składników grupowych – np. można prowadzić oddzielne rozliczenia dla funduszu remontowego, czy zużycia wody.
AS pozwala liczyć odsetki czynszowe z dokładnością do dnia lub do miesiąca (od salda na ostatni dzień miesiąca). W oknie rozliczeń chronologicznych pokazane są tzw. potencjalne odsetki bieżące i narastające. Odsetki narastające mogą być automatycznie zaksięgowane na konto odsetek czynszowych.
Dla prawidłowego naliczania odsetek istotne jest ustalenie terminu płatności. AS pozwala ustalić jeden termin płatności dla wszystkich płatników lub różnicować go dla poszczególnych płatników – np. lokali użytkowych. W momencie naliczania wymiaru można różnicować terminy płatności dla dowolnych grup płatników, a nawet różnicować terminy płatności między grupami składników – np. opłata za zimną wodę płatna do 20-tego danego miesiąca, a pozostały czynsz do 15-tego.
 |
||
| Okno 4. Okno wprowadzania dokumentów obrotu. |
||
Obok okna rozliczeń równie często odwiedzane jest okno wprowadzania dokumentów obrotu. Dokumenty te grupowane są wg miesięcy księgowania, a w ramach miesięcy tzw. typami paczek i paczkami. Typy paczek definiuje sam użytkownik – np. Wpłaty PKO – czynsze, Wpłaty Bank – czynsze, Wpłaty Kasa – czynsze, Wpłaty PKO – fundusz remontowy, Wpłaty Bank – fundusz remontowy, Wpłaty Kasa - fundusz remontowy, Dodatki mieszkaniowe, Korekty, Wpłaty windykacji sądowych itd. Z jaką szczegółowością użytkownik zdefiniuje typy paczek, z taką szczegółowością otrzymuje wydruki w układzie typów paczek. Definiując typy paczek wskazuje konto, jego stronę i ewentualnie składniki dokumentów wprowadzanych w ramach danego typu. Tak więc wprowadzając paczkę z dokumentami, należy jedynie zaklasyfikować ją do danego typu, a AS sam ustali konto, stronę i ewentualne składniki dla wprowadzanych dokumentów. Paczki odpowiadają najczęściej wyciągom bankowym. Zamknięcie paczki jest jednoznaczne z jej zaksięgowaniem. W czasie zamykania paczek może być sprawdzana suma kontrolna. Dopóki miesiąc jest nie zamknięty, jego paczki można otworzyć.
Dla wprowadzanych paczek i dokumentów program pozwala wykonywać różnorodne statystki i zestawienia. Umożliwia również szukanie dokumentów danych płatników, czy dokumentów zawierających określone kwoty. AS potrafi czytać i drukować kody paskowe. Jeśli dokumenty wpłat posiadają kody paskowe, to można usprawnić ich wprowadzanie wykorzystując czytnik kodów paskowych. Kody paskowe mogą być wykorzystywane przez banki przy tworzeniu elektronicznych wyciągów. AS importuje takie wyciągi. Import ten eliminuje całkowicie wprowadzanie dokumentów wpłat, po stronie użytkownika programu. Wdrożenie systemu elektronicznych wyciągów obniży koszty spółdzielni.
Miesięczny cykl przetwarzania obejmujący wprowadzanie zmian do Kartoteki zasobów (np. zmiany ilości osób, norm zużycia, stawek czy płatników lokali), wprowadzanie dokumentów obrotu i naliczanie wymiaru czynszu, kończony jest najczęściej wyprowadzaniem różnorodnych wydruków.
Wydruki dzielą się na wydruki stałe i definiowane za pomocą specjalnego narzędzia, w które wyposażony jest program AS. Poniżej wypunktowane są najbardziej typowe wśród wydruków stałych.
Wykonuje się dla dowolnego zakresu miesięcy, dla wszystkich lub zaznaczonych lokali, określając szczegółowość na poziomie lokali, budynków, osiedli lub dla całej np. spółdzielni, dla wszystkich składników lub dla zdefiniowanego zestawu – np. tylko dla składników centralnego ogrzewania. Ilość poziomów szczegółowości można zwiększyć o poziom, którym może być dowolna właściwość – np. administracja, nieruchomość, rodzaj mieszkania, rodzaj własności itp. Oznacza to, że AS bez trudu wykona wydruk sprzedaży np. w układzie nieruchomości. |
|
||||||||
Wykonuje się dla dowolnego zakresu miesięcy i dowolnie wybranych kont oraz składników, dla wszystkich lub wybranych płatników. |
|
||||||||
Wykonuje się dla dowolnego zakresu miesięcy i dowolnie wybranych kont oraz składników, dla wszystkich lub wybranych płatników. |
|
||||||||
Wykonuje się dla wybranego miesiąca, wszystkich lub zaznaczonych płatników i wybranych kont. Określa się minimalną kwotę zadłużenia i przedział zaległych miesięcy. Zaległości mogą być pokazane w układzie płatników, kontrahentów (np. jeden kontrahent jest płatnikiem kilku lokali) lub lokali. Wydruk może być posortowany kwotami, ilością miesięcy lub adresem lokalu. |
|
||||||||
Porównywane są dwa wybrane miesiące dla wszystkich lub zaznaczonych płatników. Na wydruku pokazane są różnice wartości składników i wymiaru czynszu spowodowane zmianami elementów składników (np. stawek) i właściwości (np. ilości osób lub normy zużycia CW). |
|
Oprócz wydruków stałych AS pozwala tworzyć własne wydruki. Większość z nich definiowana jest przez INWESTPROJEKT na etapie wdrożenia programu. Definicja wydruku to tzw. matryca, która jest zapisywana w niewielkim zbiorze. Użytkownik posiadając moduł definicji wydruków może sam modyfikować istniejące matryce lub tworzyć nowe. Może również zamawiać tworzenie nowych matryc w INWESTPROJEKCIE lub u jego partnerów, otrzymując zbiór z matrycą. Po jego skopiowaniu we wskazane miejsce nowa matryca pojawi się na liście. Aby wykonać wg niej wydruk, wystarczy ją wybrać i podać odpowiednie parametry. Większość wydruków definiowalnych dotyczy zawiadomień o wymiarze opłat, stanie salda, rozliczeń zużycia wody itp. Bardzo duże możliwości nowoczesnego narzędzia do projektowania wydruków, w które wyposażony jest AS pozwalają zdefiniować prawie każdy wydruk. Dane znajdujące się na wydrukach można przedstawić graficznie w postaci wykresów słupkowych lub kołowych, wydrukować te wykresy lub skopiować je np. do WORDA i dopisać odpowiedni komentarz. |
|
 |
||
| Okno 12. Struktura powiązań liczników głównych, podliczników i lokali. |
||
Wszystkie dotychczas opisane funkcje zawarte są w module Podstawowym programu. Oprócz tego modułu AS posiada inne. Następny z nich to moduł Liczniki.
Moduł Liczniki pozwala rozliczać zużycie np. zimnej czy ciepłej wody. Podobnie jak w przypadku modułu poprzedniego, moduł ten charakteryzuje się dużą elastycznością. Na etapie wdrożenia definiuje się typy liczników, jakie będą podlegały rozliczeniom. AS pozwala tutaj na całkowitą dowolność. Najczęściej definiowane typy, to zimna woda (ZW) i ciepła woda (CW), ale bez problemu można zdefiniować liczniki np. energii elektrycznej, gazu czy liczniki ciepła. Oprócz typów liczników definiuje się również tzw. rodzaje rozliczeń. Najczęściej są to – dostawa wody jako suma wskazań liczników zimnej i ciepłej wody i podgrzanie wody wg wskazań licznika ciepłej wody. Innym przykładem rodzaju rozliczeń są ścieki wg sumy wskazań zimnej i ciepłej wody. Należy je wyodrębniać, gdy stawki za ścieki nie są uwzględniane w stawkach za zimną i ciepłą wodę. W opisywanym module rozliczeniu podlegają zarówno liczniki indywidualne – przypisane do lokali, jak i liczniki główne – tzw. węzły. Do liczników głównych przypisuje się budynki wraz z lokalami oraz – tzw. podliczniki. Liczniki główne, podliczniki i lokale mogą tworzyć dowolnie złożone, wielopoziomowe struktury.
 |
||
| Okno 13. Okno rozliczeń liczników indywidualnych. |
||
Rozliczenie liczników indywidualnych wykonywane jest w układzie rodzajów rozliczeń, a liczników głównych w układzie typów liczników. Rozliczenie licznika indywidualnego polega na wliczeniu różnicy między sumą zaliczek danego rodzaju rozliczeń, a wartością rzeczywistego zużycia. Ujemna różnica oznacza konieczność dopłaty, a dodatnia nadpłatę. Dla różnic wyliczanych w czasie rozliczania liczników, tworzone są automatycznie dokumenty obrotu księgowane po stronie WN na koncie czynszów. AS pozwala dokonywać tzw. odczytów pośrednich, dla których wykonywane jest tylko rozliczenie ilościowe. Odczyty takie można realizować, w przypadku zmian stawek, bez konieczności emitowania rozliczeń zużycia. Program AS pozwala w czasie rozliczeń wyliczać nowe normy zużycia – np. zimnej czy ciepłej wody i zapisywać je we właściwościach lokali. Na podstawie nowych norm wyliczane są nowe zaliczki.
Rozliczenie licznika głównego polega na porównaniu ilościowym i wartościowym jego zużycia ze zużyciem jemu przypisanych liczników indywidualnych i podliczników. Różnica między zużyciem licznika głównego i liczników indywidualnych oraz podliczników może być rozdzielona między przypisane licznikowi głównemu lokale opomiarowane, nieopomiarowane lub wszystkie, wg ustalonego rozdzielnika – np. wg ilości osób, powierzchni lokalu, ilości zużycia czy wielkości naliczonych zaliczek, z uwzględnieniem minimalnej i maksymalnej normy indywidualnego zużycia. W podobny sposób można rozdzielać różnicę między wartością zużycia wg licznika głównego, a sumą zaliczek przypisanych mu lokali, gdy wszystkie lokale są nieopomiarowane. AS również radzi sobie z rozdzielaniem odpowiedniej różnicy zużycia, gdy tylko część lokali przypisanych licznikowi głównemu jest opomiarowana.
Kolejny moduł to Windykacje wewnętrzne. W module tym rejestrowane są wszystkie ugody zawarte z płatnikami. Ugody mogą obejmować spłaty i umorzenia dotyczące czynszu i odsetek. Spłaty rozpisane są w tzw. tabelach rat, w których podane są terminy spłat oraz kwoty kolejnych rat. Dla umorzeń podaje się daty umorzeń oraz kwoty. Moduł wyposażony jest w funkcję księgowania ugód. Realizacja tej funkcji w przypadku spłat polega na zamknięciu odpowiednio konta czynszu lub odsetek czynszowych na kwoty zawarte w ugodzie – tzn. zaksięgowaniu tych kwot po stronie MA konta czynszów lub odsetek czynszowych z datą zawarcia ugody oraz jednoczesnym zaksięgowaniu po stronie WN tych kont kwot rat z terminami ich spłat. Natomiast w przypadku umorzeń po stronie MA księgowane są kwoty z datami ich umorzeń. Ugoda może być aktywna, zrealizowana lub anulowana. Anulowanie ugody powoduje wycofanie wszystkich, związanych z nią księgowań.
 |
||
| Okno 14. Rejestr windykacji sądowych dla wybranego płatnika. |
||
Kolejny moduł to Windykacje sądowe. W module tym w układzie płatników można rejestrować wszystkie sprawy skierowane do sądu przeciwko płatnikom. W rejestrze tym, oprócz identyfikatora sprawy jakim jest jego sygnatura, podaje się okres jakiego sprawa dotyczy, datę oddania sprawy do sądu i termin płatności windykacji. Dla każdej sprawy wylistowane są tzw. składniki windykacji wraz z ich kwotami – np. zasądzony czynsz, zasądzone odsetki, koszty upomnień, koszty sądowe, koszty komornicze itp. Składniki windykacji, podobnie jak składniki opłat czynszowych, są dowolnie definiowane przez użytkownika. W rejestrze wyświetlana jest również łączna kwota windykacji. Podstawową funkcją tego modułu są automatyczne przeksięgowywania między kontami dokonywane dla spraw oddanych do sądu i zasądzonych. W momencie oddania sprawy do sądu AS pozwala zamknąć konta czynszów i odsetek czynszowych na sądzone kwoty – tzn. zaksięgować kwotę sądzonego czynszu po stronie MA konta czynszów i kwotę sądzonych odsetek po stronie MA konta odsetek czynszowych. Po takiej operacji od kwoty sądzonego czynszu nie będą już naliczane odsetki, również na koncie odsetek czynszowych nie będą wykazywane zaległości dotyczące sądzonej kwoty. Po zasądzeniu sprawy sumę kwot zasądzonego czynszu, zasądzonych odsetek i kosztów sądowych AS może automatycznie zaksięgować na stronę WN konta windykacji sądowych. Od salda tego konta, analogicznie jak dla konta czynszów, będą liczone odsetki windykacyjne, które mogą być księgowane na koncie odsetek od windykacji sądowych. W omawianym module AS pozwala wykonywać różnorodne wydruki.
 |
||
| Okno 15. Automatycznie utworzona faktura korygująca. |
||
Kolejny moduł to Faktury. Dla zaznaczonych płatników lokali użytkowych moduł ten pozwala, na podstawie naliczeń wymiarów, automatycznie tworzyć faktury, a następnie, wg matryc zdefiniowanych w module projektowania wydruków, wydrukować je. Bez trudu tworzy dowolną ilość faktur dla jednego płatnika w danym miesiącu – np. fakturę za wynajem i w terminie późniejszym za ten sam miesiąc fakturę za zimną wodę. Dla faktur utworzonych w dowolnym miesiącu, AS potrafi stworzyć faktury korygujące. Również istnieje możliwość ręcznego wprowadzania faktur i tworzenia dla nich dokumentów obrotu, księgowanych automatycznie w kartotece kont.
Kolejny moduł to Noty odsetkowe. Wyposażony jest on w funkcje: Automatyczne tworzenie not odsetkowych za okres od poprzedniej noty do podanego dnia; Pokazywanie cząstek odsetkowych; Bieżący dostęp, w układzie miesięcznym, do utworzonych not, możliwość ich edycji; Drukowanie not wg ustalonych form.
Następny moduł to Dodatki mieszkaniowe. Pozwala on prowadzić rejestr decyzji o przyznaniu dodatków dla płatników. W oparciu o decyzje można automatycznie tworzyć dokumenty wpłat dodatków. AS pozwala zawieszać i odwieszać dodatki na poszczególne miesiące. W module tym można tworzyć wydruk decyzji o przyznanych dodatkach w układzie podmiotów przyznających, wydruk płatników spełniających warunek zawieszenia dodatków.
Wyciągi bankowe, to moduł pozwalający importować elektroniczne wyciągi bankowe oraz wprowadzać pozycje wyciągu i rozdzielać je na te, które przekazywane są do ASa jako dokumenty wpłat oraz na te, które przekazywane są bezpośrednio do systemu Finansowo-Księgowego lub do innych, obcych programów. Jest on szczególnie pożyteczny, gdy mamy do czynienia z bazą rozproszoną na kilka administracji. Dzięki funkcji tworzenia wspólnej bazy płatników rozproszonych administracji, pozwala on unikać dzielenia wyciągu na części odpowiadające poszczególnym administracjom.
Moduł Wspólnoty - jest on przeznaczony przede wszystkim dla zarządców nieruchomości (wspólnot). Umożliwia ewidencję wspólnot, właścicieli i najemców oraz posługiwanie się tzw. płatnikiem grupowym reprezentującym najemców. Pozwala importować obroty i salda kont programu Finansowo-księgowego – przede wszystkim koszty i pożytki. Zaimportowane wartości dotyczą nieruchomości (wspólnot) i mogą być rozdzielane na płatników wg dowolnych kluczy – np. wg udziałów. Dla wspólnot i płatników wykonywane są rozliczenia przypisów, kosztów, pożytków, zaliczek, wpłat i innych wartości finansowo-księgowych w grupach – np. dla funduszu remontowego, bieżącego utrzymania nieruchomości dla mediów.
Następny moduł to Członkowie. Moduł ten posiada następujące funkcje: Ewidencja członków i współczłonków; Wyświetlanie na karcie członka jego lokali z dowolnymi właściwościami zasobów i wkładów (np. powierzchnia lokalu, wkład wymagany, wkład bieżący) oraz informacjami o dacie przydziału, tytule prawnym, numerze aktu prawnego, ewentualnej dacie założenia i numerze księgi wieczystej lokalu, Definiowanie dowolnych właściwości członków; Kreator definiowania nowego płatnika i przydziału lokalu; Bogaty zestaw wydruków stałych i definiowanych.
Moduł Właściciele wyposażony jest w funkcje: Ewidencja właścicieli własności wyodrębnionych (gromadzone dane - status właściciela, tytuł prawny do lokalu, data jego otrzymania i numer, data nabycia i zbycia lokalu, numer księgi wieczystej lokalu, obcišżenie hipoteki lokalu i inne); Wyświetlanie na karcie właściciela dowolnych właściwości zasobów, członków i wkładów; Definiowanie dowolnych właściwości właścicieli; Filtrowanie i szukanie po adresie, numerze lokalu i numerze księgi wieczystej lokalu oraz po nazwisku właściciela; Wydruki definiowane.
Następny moduł to Wkłady. W ramach tego modułu funkcjonuje kartoteka wkładów dla oczekujących i płatników. W kartotece tej wyświetlają się wskazane przez użytkownika właściwości zasobów płatników. Mogą nimi być np. powierzchnia lokalu, rodzaj własności, cena metra kwadratowego w budynku itp. Oprócz właściwości zasobów, w kartotece wkładów dostępne są właściwości wkładów - np. wkład pierwotny, wkład wymagany, powierzchnia lokalu dla wkładu itp. Podobnie jak właściwości zasobów są one definiowane. A więc o ich rodzaju i ilości decyduje użytkownik. Zmiany właściwości wkładów wprowadzane są z datami ich obowiązywania, co umożliwia analizę historii zmian. Dla modułu wkłady została zaprojektowana opcja operacji definiowanych. Pozwala ona definiować użytkownikowi dowolne operacje na wkładach - np. wyliczanie wkładu pierwotnego, wyliczanie wkładu wymaganego, waloryzacja wkładu, przekształcenia lokali. W czasie wykonywania operacji mogą być zmieniane właściwości wkładów i generowane dokumenty przeksięgowujące. Operacje te dzielą się na wykonywane dla pojedynczych płatników i wykonywane dla par płatników albo dla oczekujących. Z każdą operacją można związać zmienne - np. współczynnik korygujący, procent obowiązkowego wkładu, współczynnik waloryzacji. Przed wykonaniem operacji program pyta o wartości tych zmiennych. Zmienne te wykorzystywane są w definicjach formuł, według których wyliczane są wartości właściwości wkładów i kwot generowanych dokumentów obrotu. Ze względu na uniwersalność operacje definiowane mogą być stosowane w innych modułach. Moduł wkładów wyposażony jest we własne okno rozliczeń płatników i oczekujących. Dla wybranego płatnika lub oczekującego można w nim wyświetlać rozliczenia na dowolnym definiowanym koncie - np. na koncie wkładów budowlanych albo mieszkaniowych.
 |
||
| Okno 16. Dołączony do lokalu rysunek rzutu mieszkania z przykładowym zagospodarowaniem powierzchni. |
||
Moduł Dokumentacji graficznej zasobów umożliwia: Gromadzenie rysunków, planów, zdjęć z dokumentacji projektowej oraz wszelkich innych obiektów graficznych dotyczących zasobów; Przypisywanie dowolnej ilości obiektów graficznych do dowolnego poziomu hierarchii zasobów - lokali, klatek, budynków, nieruchomości, osiedli oraz poziomu wszystkich zasobów (np. całej spółdzielni); Opisywanie, podgląd i edycję zgromadzonych obiektów graficznych - np. dopisywanie lub usuwanie elementów tekstowych lub graficznych; Umieszczanie na wydrukach definiowanych obiektów graficznych lub ich bezpośrednie drukowanie.
Moduł Rejestr pism. Umożliwia otwieranie i zamykanie spraw dotyczących płatników, członków lub kontrahentów - np. sprawa dotycząca niezapłaconych opłat czynszowych za miesiące od stycznia do czerwca 2006 roku. Automatycznie zapisuje informacje o wydrukach definiowanych utworzonych w związku z daną sprawą oraz dobiera wariant tworzonego wydruku - np. płatnikowi zalegającemu z zapłatą, który nie ma otwartej sprawy, automatycznie jest ona otwierana i drukowana informacja o zaległościach, natomiast zalegającemu płatnikowi z otwartą sprawą i wydrukowaną informacją o zaległościach drukowane jest wezwanie do zapłaty, a jeśli płatnik miał również i to pismo wydrukowane, to drukowane jest wezwanie przedsądowne. Przy doborze kolejnego wariantu pisma wykorzystuje dowolnie złożone warunki. Opisywany moduł wyposażony jest w słowniki typów pism oraz stanów spraw. Do tworzenia matryc wariantów pism wykorzystuje się specjalne funkcje obsługujące rejestr. Pisma w rejestrze wyświetlane są w układach płatników, kontrahentów, członków, zasobów (osiedli, budynków, lokali) oraz filtrowane wg typów pism i stanów spraw.
Kolejny to moduł Projektowania wydruków, o którym wspomniałem już wyżej. Moduł ten to nowoczesne narzędzie o bardzo dużych możliwościach, zaimplementowane w programie AS, pozwalające samodzielnie projektować wydruki - np. faktura przedstawiona w oknie 15. Pozwala tworzyć matryce wydruków graficznych i znakowych dostosowując w ten sposób wydruki do posiadanych drukarek. Edytor matryc potrafi dołączać do matrycy kody paskowe. Omawiany moduł wyposażony jest również w opcje zapisu dowolnego wydruku w formacie tekstowym, formacie HTML używanym w INTERNECIE, formacie WORDA i EXCELA. Za pomocą modułu definiowania wydruków można również zapisywać do plików dane, które nie będą miały formy wydruku. Eksportując takie pliki do EXCELA, w oparciu o dane w nich zawarte, tworzy się np. wykresy, czy wykorzystuje w arkuszu kalkulacyjnym.
AS potrafi również eksportować dane z Kartoteki kont, dokumenty obrotu i faktury do programu Finansowo Księgowego oraz importować dane z programów typu Kasa oraz dane do rozliczeń centralnego ogrzewania.
W celu łatwego pobierania nowych wersji programu oraz uzyskiwania informacji o zmianach, z poziomu AS można łączyć się ze stroną WWW INWESTPROJEKTU i usługą FTP.
Użytkownicy, którym wolno posługiwać się programem muszą być zarejestrowani w słowniku użytkowników, gdzie mogą ustalić swoje hasło i gdzie definiuje się ich zakres uprawnień. AS oferuje dla każdego użytkownika ponad dwadzieścia kategorii uprawnień (np. Dokumenty obrotu, Kartoteka zasobów – poziom lokali, Rozliczanie liczników, Naliczanie wymiaru, Procedury kontrolne i korygujące itd.). Dana kategoria dla użytkownika może być zakazana, może mieć dla niej prawo tylko do podglądu albo do edycji (wykonywania). Jeden spośród użytkowników jest administratorem programu. Administrator posiada najwyższe uprawnienia dla wszystkich kategorii i może zmieniać uprawnienia dowolnemu użytkownikowi.
AS jest programem wielodostępnym, tzn. może w sieci NOVELL lub WINDOWS współdzielić swoje zasoby. Dostosowany jest również do pracy z rozproszoną bazą – np. odczyty liczników i rozliczanie zużycia zimnej i ciepłej wody realizuje się w administracjach spółdzielni oddalonych od centrali i nie połączonych w sieci. Wynik rozliczeń administracji importuje się z dyskietek lub poprzez INTERNET w centrali.
Duży nacisk położony jest na bezpieczeństwo danych. Jego podstawowym elementem jest funkcja archiwacji bazy. Oprócz tego dostępne są funkcje konwersji bazy danych dla nowych wersji programu oraz diagnostyki plików, z możliwością automatycznego naprawiania ich niektórych uszkodzeń.
Na zakończenie kilka zdań na temat komunikacji, która nie ma odpowiedników w tego typu programach. AS jest 32 bitową aplikacją przeznaczoną do pracy w środowisku WINDOWS 95/98/2k/ME/NT/XP. Wykorzystuje tzw. trójdzielne okna złożone z tabeli, drzewa i formularza. Bloki informacji występujące w formularzu mogą mieć postać tzw. okien swobodnych. Wybierając dowolną konfigurację części trójdzielnego okna, okien swobodnych oraz kolumn, użytkownik dostosowuje sposób komunikowania się do swoich bieżących potrzeb oraz upodobań. W tabelach może ustalać rodzaj i kolejność kolumn oraz zmieniać ich szerokość, zapamiętywać w postaci zakładek samodzielnie zdefiniowane konfiguracje kolumn. Ma wpływ na parametry wyświetlania różnych kategorii ustalając kolory tła, rodzaje, style, rozmiary, efekty dodatkowe i kolory czcionek.
Z powyższego opisu wyłania się nowoczesny, bogaty w możliwości program.
Na Państwa życzenie jesteśmy gotowi przeprowadzić szczegółową prezentację programu AS w ustalonym miejscu i udzielić wszelkich, dodatkowych wyjaśnień.
Oprócz programu AS oferta nasza obejmuje jego wdrożenie i szkolenie, jak również przeniesienie danych z dotychczas używanego programu do AS.
Mając nadzieję, że program AS spełnia Państwa oczekiwania, jeszcze raz zachęcam do skorzystania z naszej oferty.
INWESTPROJEKT SŁUPSK, 76-200 Słupsk, ul. Kaszubska 45,
tel. (59) 841 37 02,
(59) 841 37 05,
fax (59) 842 86 48
centrala@inwestprojekt.pl
